При работе с документами, особенно если это важные юридические документы или финансовые отчеты, важно не только уметь их составлять и хранить, но и правильно отправлять и получать. Сегодня мы расскажем о методах безопасной и эффективной отправки и получения документов.
Первый и самый важный шаг в процедуре отправки документов — выбор надежного канала связи. Здесь можно выделить несколько опций:
— Электронная почта. Самый простой и доступный фактически каждому способ отправки документов. Однако, перед отправкой следует убедиться, что файлы не содержат лично-идентифицирующей информации, пароли, данные о кредитных картах и другую конфиденциальную информацию. Если этого нельзя избежать, рекомендуется использовать зашифрованный файл, защищенный паролем, и отправлять его отдельным письмом, так чтобы имя файла не выдавалось в теме или тексте письма.
— Облачное хранилище. Данный способ предполагает загрузку файлов в облачное хранилище, например, Dropbox, Google Drive или OneDrive, и отправку ссылки на файл получателю. Способ удобен тем, что файлы не прикрепляются к письму и не нагружают почту и отображение сообщения, а доступ к файлу можно ограничить паролем или установить права доступа.
— Сервисы безопасной связи. Существует множество онлайн-сервисов, разработанных специально для безопасной отправки конфиденциальной информации. Некоторые из них бесплатны, некоторые работают на платной основе. Такие сервисы предоставляют зашифрованные каналы связи и возможность доступа к файлу по паролю, присланному в другом сообщении.
Кроме выбора надежного канала связи, важно убедиться в правильности адреса электронной почты получателя и прикрепить файлы правильно, исключив лишние копии и папки с файлами. Если вы отправляете документы на множество адресов, рекомендуется использовать специальные программы для рассылки почты, такие как Mailchimp или SendGrid.
Что касается получения документов, то здесь следует быть внимательным и не открывать подозрительные файлы или ссылки. Если полученное письмо содержит файл, которого вы не ждали или от незнакомого отправителя, возможно, его стоит просто удалить. Также следует убедиться в правильности адреса отправителя и открывать файлы только после проверки электронной подписи и/или запрашивания пароля у отправителя.
В общем, правильный выбор канала связи, аккуратность и внимательность к деталям могут избавить от многих неприятностей, связанных с отправкой и получением документов.